Le confinement mondial qui a fait suite à l’épidémie de Covid-19 a permis aux entreprises de visioconférence d’être mises sur le devant de la scène. Certaines plus que d’autres, pourtant il est toujours difficile de départager ces différents services, entre effets d’annonce et réalité produit, quel est le meilleur outil de visioconférence du marché ?
À ce moment, nous avons tous eu la même réaction que de chercher des outils qui nous permettraient de tenir quand même les réunions qui étaient prévues. Nous avons tous utilisé Skype de façon personnelle ou dans certains secteurs technologiques, pas vraiment adapté à une utilisation quotidienne. Avec le temps c’est devenu un vrai sujet de vie courante, car de nombreuses entreprises se sont habituées à travailler à distance.
C’est une question nouvelle, mais souvent les grands groupes avaient déjà répondu à la question des outils en amont pour deux raisons : elles ont déjà des équipes à l’international qui nécessite une grande utilisation de la visioconférence, et elles ont des services IT avec des experts des outils digitaux, capables de choisir la solution qui répond le mieux au besoin interne, où même d’en implanter plusieurs en fonction des utilisations.
Dans le même temps, toutes les startups, petites et moyennes entreprises se sont posé la même question autour de la communication instantanée sous plusieurs formes. Alors que le sujet vous intéresse, que l’on se soit tourné vers vous pour choisir la solution, ou que vous ayez une structure qui vous permet d’utiliser celle de votre choix : vous êtes au bon endroit.
Sommaire
Comment choisir son logiciel de visio ?
Plus largement, plusieurs outils peuvent parfois convenir à un collaborateur, et c’est le premier questionnement que l’on doit avoir au moment du choix. Quelles va être l’utilisation ? Pour discuter et prendre un e-café avec les collègues ? Pour tenir une assemblée générale ? Pour faire les réunions habituelles ? Dans tous les cas, il y a un certain nombre de paramètres qu’il est indispensable de regarder attentivement pour faire son choix de logiciel. Une chose est sur, c’est un vrai outil de productivité qui ne doit pas être négligé.
UX et facilité d’utilisation
À l’utilisation, on se rend vite compte que la facilité et la vitesse avec laquelle on rejoint une discussion ou ajoute des contacts à la visioconférence est déterminante. Certains experts ont même tendance à dire que les leaders du marché sont arrivés là, car ils étaient « les moins pires » et méritent quand même d’énormes améliorations. À partir de là il est facile d’imaginer comme un outil mal optimisé peut être handicapant dans son utilisation quotidienne.
Fonctionnalité
À la suite logique, toutes les solutions de visioconférences ne se valent pas en termes de fonctionnalités. Quand certaines se contentent du cœur d’utilisation, d’autres permettent d’enrichir les échanges, de les paramétrer pour ainsi fluidifier et rendre plus agréable les conversations. On pense par exemple à la possibilité d’ajouter un fond d’écran, de partager son écran ou demander la parole.
Intégration et compatibilité
Que ce soit avec vos agendas, vos outils de collaboration ou votre boîte mails, l’intégration d’un outil de visioconférence dans votre lot d’applications habituelles pourra être déterminant dans votre choix. Les gains en productivité peuvent être énormes en cas de compatibilité maximale,
Utilisateurs
Même si toutes les solutions ont travaillé à l’expansion maximale du nombre de participants à leurs conférences en ligne, il apparaît que certains limitent encore, pour des raisons techniques, le nombre d’utilisateurs sur un même appel. Cela peut être limitant si l’on est amené à varier les types de réunion pour parfois s’approcher de la conférence, par exemple en tant que dirigeants, membres du CSE ou pour les collaborateurs très transverses.
Sécurité
Les niveaux de sécurités peuvent également largement différer d’une application à l’autre. Même si cela doit être une priorité pour tous, le niveau de protection n’a pas besoin d’être le même en fonction de la teneur des échanges. Le plus simple pour s’y retrouver est d’être attentif aux certifications qui sont décernées par les organismes spécialisés, plus que par les discours commerciaux.
Prix
La politique appliquée est très large : du freemium à l’abonnement mensuel, il y a en a pour tous les goûts, donc potentiellement celui qui vous correspond.
Pour finir, il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises façons d’utiliser ces outils. La bonne nouvelle est que les préjugés sur la consommation de votre bande passante internet ne sont pas tous vrais. Malgré une utilisation importante de la bande passante, de par la résolution qui est appliquée à l’audio et à la vidéo par ces acteurs, on est très loin des services de streaming ou de vidéo à la demande. Dans tous les cas, il est indispensable d’avoir un outil qui correspond à votre utilisation, pour cela nous en avons essayé plusieurs pour vous.
Quel est le meilleur logiciel ?
ZOOM
On ne présente plus Zoom qui a été la grande star de l’année 2020, d’abord par son nombre d’utilisateurs qui a explosé pendant la crise du Covid-19, ensuite par l’argent que l’entreprise a généré, en même temps que des voix s’élevaient contre la faible protection de l’application. Pour pallier à ces critiques, la startup utilise désormais plusieurs protocoles (chiffrement TLS de 256 bits et chiffrement AES-256) qui la placent dans les plus sécurisées du marché.
Si dans sa version gratuite on peut faire des réunions jusqu’à 40 personnes, et activer la fonction « salle d’attente » au fur et à mesure qu’ils arrivent en réunion, on peut aussi rejoindre la réunion avec son téléphone, partager son écran, prendre le contrôle d’un autre ordinateur, et même enregistrer la réunion. Côté prise en main, tout est fluide, c’est d’ailleurs à cela que l’application a dû son succès, c’est l’application qui est le plus facile à utiliser, même pour ceux qui ne sont pas très à l’aise avec la technologie.
Dans l’utilisation, Zoom propose de façon instantanée un affichage de l’utilisateur actif et un arrière-plan virtuel qui nous a beaucoup fait rire lors des premières utilisations. Au cours de nos essais, on a tous été surpris par la facilité de la communication.
La version payante est plus sécurisée pour vos données, elle permet de discuter avec 100 personnes ou encore obtenir des URL personnalisées, et coûte entre 15 et 20 euros par animateur de réunion.
Avantages
– grand nombre de fonctionnalités gratuites
– beaucoup d’intégrations possibles (Outlook, Gmail)
– disponible sur toutes les plateformes Mac, Windows, Linux, iOS et Android
Inconvénients
– limite de 40 minutes pour les réunions en groupe
– sécurité et confidentialité renforcée seulement sur les comptes payants
GOOGLE MEET
Cette fois, Google n’a pas vu les transformations de société arriver et s’était fait distancer par Zoom et Microsoft. Mais depuis l’entreprise s’est largement rattrapée en développant un outil que j’utilisais personnellement depuis longtemps : Google Meet (la partie visioconférence de Hangouts). Directement intégré dans l’écosystème Google, l’utilisation est comme à l’habitude de la firme de Mountain View : ultra-simple. On se connecte avec son compte Google et tous nos contacts sont déjà préenregistrés et il suffit de quelques clics pour lancer une conférence en visio, tout en gardant les systèmes de sécurités inhérents à toutes les applications de la « Suit ».
Le dispositif est même directement accessible depuis Gmail, tout comme la messagerie associée. Dans le même sens, l’entreprise a décidé d’être la plus ouverte possible en proposant des réunions jusqu’à 100 personnes pour les particuliers et 250 pour les professionnels, sans aucune limite de temps ni de données.
Côté fonctionnalités, Google innove en étant le seul à en proposer certaines features qui sont très avancées technologiquement. Lors d’une conférence, on peut par exemple voir en mosaïque jusqu’à 16 personnes en même temps sur notre écran dynamique. Il y a également une fonction qui propose des sous-titres en temps réel, on imagine que cela peut être utile dans bien des situations bruyantes ou de confidentialité des données.
Plus largement, le groupe a vraiment mis le paquet en 2020 pour ne pas se laisser distancer sur ce marché stratégique. Pour moi, c’est vraiment l’outil idéal pour l’utilisation personnelle ou si vous utilisez déjà les services Google. Accessible directement depuis le navigateur, comme Hangouts auparavant, son application mobile est parfaitement fidèle à la version web.
Avantages
– connecté à la suite Google
– le plus complet en termes de fonctionnalités
– bonne protection contre les intrusions
Inconvénients
– intégration pas facilitée en dehors l’écosystème Google
– pas très adaptable aux contraintes des grands groupes
SKYPE/TEAMS
Nous allons intégrer Skype (que l’on ne présente plus) dans celui de Teams, car c’est la même technologie de Microsoft qui est utilisée dans les deux cas. D’ailleurs, le premier a longtemps été préinstallé sur Windows. Cependant l’inégalable application d’appels et de visioconférence familiale, qui est même devenue un verbe « skyper », est aujourd’hui peu utilisée dans le monde professionnel.
Skype est plus largement utilisé dans le cadre de l’application Teams, une application de messagerie instantanée du même éditeur, destiné au marché B2B. En fait, Skype et sa nouvelle version « Teams » sont enrobés différemment : cette plateforme de collaboration permet d’échanger, de partager et de collaborer en temps réel sur des documents Microsoft Office. Même s’il offre un large panel d’à côté, les fonctionnalités offertes par la visioconférence sont un peu plus limitées que le concurrent précédent notamment dans sa version gratuite.
Cependant, elle permet une complète intégration dans les outils de travail, particulièrement les outils Microsoft, leader en Entreprise. En plus certains détails, comme la possibilité de « lever la main » en réunion, font la différence dans l’utilisation quotidienne. La première version payante commence à 4,20 euros et permet de dépasser largement ses concurrents, car il est possible de programmer et d’enregistrer les réunions, et cela avec 250 personnes, sans limites de temps. Une vraie performance.
Dans le même sens, l’option événement en ligne permet d’avoir une parole plus descendante à un grand nombre de fonctionnalités qui va inciter toute l’équipe de faire des interventions, peut être un poil plus facilement que sur Google. Pour moi, c’est l’outil idéal pour toutes les entreprises, même les petites startups. Enfin on peut lui donner un point bonus pour son application mobile très bien faite, disponible sur iOS et Android.
Avantages
– complément intégré à la suite Microsoft (Office, etc)
– performances, sécurité et facilité maximales
Inconvénients
– peu adapté dans un cadre non professionnel
– beaucoup d’options qui s’éloignent de la visioconférence
TIXEO
Cocorico, voici le premier Français de la liste ! et pas des moindres puisque Tixeo est le seul outil a avoir la recommandation de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). La sécurité est d’ailleurs le cœur de la proposition de valeur de l’application qui le décline dans de nombreuses fonctionnalités, que ce soit dans le transfert de fichiers, un chat, une messagerie instantanée. Il fait donc lui aussi partie de ces solutions globales qui intègrent un outil de visioconférence. Et encore de la même façon, il s’insère facilement dans la totalité des écosystèmes.
Spécialisé pour les organisations qui privilégient avant tout la sécurité, il est ainsi largement utilisé par les administrations françaises. Une autre de ces particularités tient dans l’offre hardware qui permet d’équiper directement les salles de réunion, dans le même sens elle propose différents moyens d’hébergement (cloud, interne, infogéré). À l’essai on comprend rapidement qu’il a été difficile pour Tixeo de créer un dispositif de visioconférence à la fois performant et facile d’utilisation, et on remarque une grande différence avec ses concurrents américains. Malgré tout une fois la réunion lancée on peut largement apprécier la qualité de la vidéo et du son.
Ainsi comme vous l’avez remarqué, cette solution est bien singulière et ne joue pas vraiment dans la même catégorie que les autres qui sont axées vers le grand public, elle sera bien adaptée aux grandes entreprises ou administrations qui doivent traiter régulièrement de sujets nécessitant une sécurité des données maximale. C’est aussi pour cela que sa politique de prix est beaucoup plus importante, environ 12 euros par collaborateur et par mois pour l’entrée de gamme qui est indispensable : l’application n’offre la gratuité que les 30 premiers jours.
Avantages
– ultra sécurisée
– personnalisable pour les entreprises (serveur, etc)
Inconvénients
–difficulté de mise en place
– utilisation qui demande une petite adaptation
– peu de fonctionnalités pendant l’appel
WHEREBY
On vous a déjà parlé de cette application de visioconférence pour leur collaboration avec les intranets français de Whaller. Les Norvégiens de Whereby ont fait le choix de la légèreté et de la simplicité d’utilisation, il n’y même pas besoin d’installer de logiciel pour utiliser l’application : elle disponible directement dans tous les navigateurs. Un bon point pour ceux qui changent de poste de travail régulièrement ou utilisent des outils qui ne leur sont pas personnels.
Cependant la cible est plus restreinte que tous ses concurrents : Whereby n’existe qu’en anglais. Évidemment la simplicité ultime d’utilisation a un coût et la version gratuite est beaucoup plus légère que ses équivalents. Dans cette version vous pourrez mener vos réunions à 4 personnes avec un panel très limité de fonctionnalités attenantes. Pour avoir accès à des intégrations dans des outils externes comme Google Drive ou Trello, il faudra passer sur la version payante qui augmente le nombre de fonctionnalités tout en restant assez basique. Évidemment, aucune messagerie n’est incluse, ni la possibilité d’un groupe ou échanges des fichiers.
De 10 à 60 euros, vous pourrez créer des rendez-vous en ligne en quelques secondes. Mais dans le même temps, la sécurité des données est largement mise de côté pour cette application qui est pourtant utilisée par de nombreuses entreprises nordiques. Un mauvais point pour cette Whereby qui séduit aussi par son design et ses innovations, comme son API qui permet d’ajouter de la visioconférence sur un site internet. Outre ses nombreux partenariats qui vous feront souvent croiser son chemin, ce site web peut être un bon appoint dans les situations d’urgence !
Avantages
– simplicité et rapidité extrême
– beau design
– Disponibilité sur navigateur
Inconvénients
– s’intègre peu aux écosystèmes
– le moins sécurisé
Gagnant
Si vous avez lu tout notre comparatif, vous avez remarqué que les logiciels que nous avons présentés peuvent être optimaux en fonction des utilisateurs et des utilisations. L’outil le plus complet est le plus polyvalent est Google Meet, et c’est celui que j’utilise autant dans un cadre personnel que professionnel. Il peut être intéressant pour vous de l’essayer en premier, car il va surement remplir toutes les cases. Il est évident qu’un dispositif d’appel sécurisé et gratuit remplit certaines cases que nous avions énoncées plus haut.
Que ce soit dans la qualité de la vidéo, de l’intégration dans d’autres applications ou la facilité d’utilisation, l’outil est toujours dans le haut du classement. Évidemment on regrette un peu que ce soit toujours les mêmes géants qui tirent leur épingle du jeu, alors n’hésitez pas à tester les autres solutions qui peuvent être moins polyvalentes et plus proches de vos besoins.
Aujourd’hui Google Meet c’est plus de 6 millions d’utilisateurs, bien loin derrière le leader du secteur (Zoom) et ses 300 millions d’utilisateurs, mais la force de frappe de l’entreprise est importante, on peut être sur qu’elle va prendre une place majeure sur ce secteur.
3 conseils pour vos visioconférences
Dans tous les cas, quand vous utilisez l’un des logiciels que nous vous avons conseillés, n’oubliez jamais de suivre quelques règles qui ne sont pas inhérentes à l’application et qui vont vous permettre de réussir vos appels en visio. Ces quelques conseils de base devraient vous aider à avoir de bonnes expériences de visioconférence.
La connexion internet est cruciale
N’hésitez pas à tester le système de visioconférence ou même votre connexion internet si vous envisagez de faire une réunion avec de nombreux participants (8+), comptez environ 8mbts/seconde pour être à l’aise avec votre outil. Cette vitesse de transfert de données peut être amélioré en vous rapprochant de la box, en branchant en Ethernet, ou si vous utilisez une clé 4G.
N’oubliez pas que vous êtes filmé
Même si les films et publicités nous ont transmis une image du télétravailleur en caleçon avec veste de costume, je peux vous assurer que c’est une mauvaise idée. Il est préférable d’être habillé comme si vous alliez au bureau ou de manière légèrement plus décontractée, cela vous permettra aussi de vous sentir dans un cadre de travail et de renvoyer une impression dans ce sens à vos interlocuteurs. Car n’oubliez jamais qu’ils vous voient, la crise du Covid et le confinement général on forcé de nombreuses personnes qui n’étaient pas habituées à utiliser les outils de visioconférence, et aujourd’hui on a quelques compilations qui ont parfois oublié qu’elles étaient filmées.
Choisissez un environnement propice
Aux Etats Unis, c’est devenu un meme, le BBC dad, qui donne ses interviews à la chaîne nationale depuis chez lui a fait rire toute l’Amérique. En effet les enfants du chroniqueur Robert Kelly avaient la fâcheuse habitude de venir dans la pièce pendant qu’il faisait sa présentation télévisée, amusant tellement les spectateurs qu’ils s’attendaient à les voir resurgir à chacune de ses interventions. L’histoire est drôle, et la plupart des gens sont compréhensifs avec les enfants, cependant n’oubliez pas de vous mettre dans un environnement de travail ergonomique et si possible fermé pour éviter de passer (et faire passer) un mauvais moment. Une pièce dédiée et aménagée pour le télétravail vous rendra même plus productif.
Enfin, nous rappelons que pour ceux travaillant dans des entreprises moyennes ou grandes, n’oubliez pas qu’utiliser des logiciels qui n’ont pas été validés et installés par le service informatique a un nom, c’est le « Shadow IT ». Il est souvent dommageable pour l’entreprise, car il ouvre une vraie faille de sécurité et empêche l’innovation de se propager à tous les collaborateurs. Alors, n’oubliez pas : négocier c’est mieux que se cacher !
Liste de tous les autres logiciels de vidéoconférence
Parce qu’il existe autant d’outils que d’utilisations de la visioconférence, on s’est dit qu’il pourrait être intéressant de vous mettre à disposition une liste de tous les logiciels que nous connaissons sur le marché et leurs particularités. N’hésitez pas à m’envoyer un message si j’en ai oublié un. (URL page contact)
Jitsi : Open source et sécurisé l’outil est gratuit jusqu’au 200e invité ! (il aurait peut être mérité une review plus complète)
Livestorm : Plutôt axes sur les webinaires vous pourrez inviter un nombre illimité de participants pendant 20 minutes, ou 10 participants pendant un temps illimité.
GoToMeeting : Offre de bonnes performances pour 19 euros pas mois, vous pourrez appeler 150 personnes sans limites de durée.
BlueJean : Verizon propose avec cet outil une large palette de fonctionnalités qui sera appréciée jusqu’à 50 participants pour 10 euros par mois.
Freeconference.com : Appelez jusqu’à 1000 personnes en audio ou 5 en vidéo, totalement gratuitement.
Lifesize : Comme Tixeo, cette startup propose à ses clients d’enrichir son écosystème de hardware et de conseil.
U Meeting : 100 participants et 24 h par réunion (eh oui !) maximum pour 25 euros par mois. C’est aussi le prix à payer pour essayer leur fonctionnalité « maquillage virtuel ».
Blizz : C’est le bébé de Team Viewer (logiciel d’assistance) bien connu des services IT et qui sera ravi par cet outil à 6 euros par mois dans un univers qu’ils connaissent parfaitement
ezTalks : À partir de 12 euros par mois, cette application dans la moyenne vous donnera accès à plusieurs fonctionnalités, dont un tableau blanc (que nous avons utilisé pour faire des dessins)
Webex : C’est le géant Cisco qui produit ce logiciel et s’intègre donc parfaitement dans l’écosystème informatique des grands groupes.
Rainbow : Approche intéressante de cet outil qui permet de créer des communautés de vidéoconférence. C’est Alcatel Lucent Entreprise (historiquement Français et vendu à China Huaxin en 2014) qui a développé la solution.
Bonus : spécial téléphone
Avant de vous présenter cette liste spéciale mobile, nous avons vérifié qu’ils étaient disponibles à la fois sur ios et Android
Facetime : Entre utilisateurs Apple, vous pourrez appeler gratuitement jusqu’à 32 personnes en même temps.
Houseparty : Entre le réseau social et l’outil de vidéoconférence, vous pouvez appeler avec jouer jusqu’à 8 dans une « room » virtuelle
Whatsapp : L’application préférée de tous ceux veulent garder le contact dans des pays différents, rachetée par Facebook
Messenger : En permettant les appels vidéos, la firme au pouce bleu propose une deuxième application pour ceux ayant un compte Facebook
