Quand on commence à travailler à la maison, il est facile de prendre de mauvaises habitudes desquelles il sera difficile de se séparer plus tard. C’est pour cela qu’il est indispensable de bien réfléchir à la façon dont on a envie de travailler, et ensuite de se créer un environnement de travail tout en ergonomie. Nous avons la chance d’avoir une grande communauté de travailleurs ayant déjà expérimenté le travail à domicile, qui partagent leurs trucs et astuces pour booster sa productivité.
Nombreux sont les travailleurs qui ont fui Paris pour se répartir sur tout le territoire, en France ou même à l’étranger pour vivre de façon plus indépendante et mieux gérer leur emploi du temps. Enfin une grande majorité des salariés ont été contraints de changer leurs habitudes pendant le confinement. Nous avons donc réuni ici tous leurs conseils pour se créer un espace de travail idéal à la maison.
Sommaire
Un espace de travail à part
Il ne sera pas question ici d’aller dans les espaces de coworking ou les cafés (ce que vous expérimenterez surement plus tard), mais plutôt de vous aménager un espace spécialisé dans votre propre maison ou appartement. Cet espace de travail doit être un sanctuaire réservé à votre occupation professionnelle, sur des horaires définis pour vous offrir des conditions idéales.
Si vous choisissez de travailler sur la table de la cuisine ou sur la table basse, il sera difficile de ne pas penser au repas à préparer tout à l’heure, à la vaisselle que vos enfants n’ont pas nettoyée après manger. Cela peut-être la même chose dans le salon, un lieu de passage qui nous vous aidera pas à la concentration, particulièrement si vous avez ds enfants ou partenaire effectuant également du télétravail.
La chambre est à éviter aussi, elle rendrait beaucoup plus difficile la séparation vie privée/vie professionnelle. Ainsi, privilégiez un espace dédié à votre travail qui vous permettra d’être plus productif, d’être préparé mentalement et de vous concentrer exclusivement sur la réalisation de vos tâches.
Vous pouvez par exemple transformer une pièce peu utilisée de votre domicile en bureau ou bien réserver un coin de salon. Le plus important est de ne pas travailler dans n’importe quelle pièce de la maison ou de l’appartement, vous auriez l’impression de travailler tout le temps !
Pour ceux ayant des petits appartements, il est peut-être plus aisé de mettre en place des rituels de préparation et rangement du bureau à des horaires précis. Il pourra être utilisé à autre chose dans la soirée et vous imposera le respect des horaires de travail. N’oubliez pas que cet espace aménagé doit être associé instantanément au travail par votre cerveau.
Une fois l’endroit choisi, il est indispensable de le transformer en espace professionnel. Il sera bien différent du reste de votre domicile et vous permettra de vous mettre dans des conditions professionnelles, le “home-office” anglais est très parlant. Ainsi un canapé ou un gros pouf en polystyrène sont très agréables et confortables, mais ce genre de positions habituellement associées à la détente ne sont pas optimales pour votre concentration.
Tout ce que vous auriez à votre bureau d’entreprise pour effectuer travail, vous devez aussi la voir autour de vous lorsque vous faites du télétravail : c’est le meilleur moyen de se sentir dans un environnement adéquat.
Un environnement adéquat
Pour faire du télétravail sur le long terme, il est indispensable d’avoir un lieu dans lequel vous aimez passer du temps, idéalement une petite salle à part. Ce doit être un moment plus productif et agréable que de se rendre dans les bureaux de l’entreprise, l’aménagement de l’environnement de travail est un point majeur. C’est en vous créant un cadre optimal que vous pourrez apprécier pleinement des avantages de ce nouveau mode de vie.
Choisissez un endroit où vous pouvez profiter de la lumière du soleil, à proximité d’une fenêtre. Cela sera bon pour votre moral, et pour vos plantes ! Il ne faut pas hésiter à s’entourer de petites plantes vertes ! D’après une étude de l’Université de Chiba au Japon, avoir une plante verte dans notre environnement direct de travail réduirait largement le stress et permettrait même d’apaiser le système nerveux. Celui-ci est déjà particulièrement sollicité, le stress du système nerveux est intimement lié aux nouvelles technologies ou à l’utilisation d’écran, ce qu’on appelle le “techno-stress”.
Pas besoin d’avoir la main verte ou des voisins pour venir arroser ses plantes pendant les vacances, il existe de nouvelles solutions pour verdir votre intérieur sans difficulté. Dans le même sens, vous pouvez par exemple accrocher des tableaux, photos ou dessins de nature, d’une forêt ou encore d’une plage autour de vous, elles contribueront à créer un environnement plus apaisé. En général, il est toujours plus agréable de travailler dans une pièce lumineuse et proche de la nature. Ne négligez pas la taille de l’endroit, surtout ceux qui aiment prendre de la place en travaillant. Dans ma pièce dédiée au télétravail, j’ai ajouté une petite étagère avec tous les livres de développement personnel que j’ai pu accumuler au fil des années.
Ameublement et position du corps
Une fois votre zone de travail définie et devenue un sanctuaire, il va falloir l’aménager pour que vous puissiez passer des journées complètes dans les meilleures conditions. Comme il est hors de question de travailler sur son lit, sur sa table basse, il ne suffira pas de poser votre ordinateur n’importe où, il faut créer un contexte favorable à l’efficacité, et cela nécessite un peu d’organisation.
En plus, vous allez désormais passer plus de temps chez vous, le nombre de vos mouvements sera largement réduit. Positionner correctement son corps et prendre des habitudes de bien être vous permettront d’éviter les blessures sur le long terme. Il est ainsi conseillé de bien prendre en compte votre morphologie, votre routine et surtout de ne pas hésiter à investir dans du matériel qui préservera votre santé.
La chaise
Concernant votre position, le plus important est évidemment la chaise de travail, nous passons plus de temps assis (environs 9h), que couché (environs 7,5h) dans une journée. Pourtant la position assise n’est pas naturelle pour l’homme. C’est pour cela que de nombreux travailleurs et télétravailleurs provoquent des maladies du dos ou des douleurs chroniques. Ainsi, on pense confort, ergonomie, mais aussi morphologie : tout le monde ne vit pas sa position de la même manière. Le marché des chaises et fauteuil ergonomique, professionnel est extrêmement large, n’hésitez pas à privilégier les grandes marques ou alors à regarder les nouveaux entrants par exemple spécialisés dans les chaises gamer pas cher, particulièrement adaptés aux utilisations intensives. Et pour votre bien-être, privilégiez les accoudoirs. Pour ne pas abîmer votre sol et garder toute votre agilité n’hésitez pas à ajouter un tapis sous votre chaise certains ont même été conçus spécialement pour conjuguer stabilité et agilité. Un tapis de chambre classique peut aussi faire l’affaire.
Le bureau
Le bureau est la plus grosse pièce dans le mobilier destiné au télétravail. Il existe dans un grand nombre de formes, dans un grand nombre de matériaux. Profitez de cette chance, vous n’avez pas à répondre aux standards ou politiques d’entreprise, pour coller au mieux à vos besoins. Ainsi les bureaux dernière génération permettent d’avoir deux hauteurs de plan de travail : une assise, qui est environ à 70 cm du sol, une autre debout aux alentours de 120 cm. Ce choix de bureau est le meilleur moyen de ne pas rester dans la même position toute la journée. Enfin pour éviter la fatigue visuelle précoce qui sera déjà importante avec les écrans, il est un indispensable de penser à la luminance de votre bureau. Ce concept désigne la façon dont la lumière se réfléchit sur le bureau et crée un léger éblouissement qui vous déconcentre et fait travailler vos yeux plus fort. On préférera par exemple un bureau en bois foncé ou en métal pour les pièces lumineuses, et un bureau laqué blanc ou dans un bois de chêne pour des espaces plus sombres. Vous l’avez compris, il faut éviter le ton sur ton !
Décoration et accessoires
En plus de cela gardez un peu de place pour la décoration, pour les rangements, ce vous permettra d’être à l’aise et de classer vos dossiers efficacement. Vous pouvez par exemple placer quelques étagères d’appoint à côté de vous, qui vous aideront à rester organisé, certaines sont même des classeurs intégrés !
L’un des outils permettant d’adopter une posture optimale en télétravail est le repose-pied. Même s’il est souvent négligé par les télétravailleurs, c’est un élément indispensable pour avoir l’assurance d’une posture saine. Il paraît souvent facultatif, alors qu’il peut-être l’élément majeur de l’espace de travail, alors qu’il sculpte parfaitement la position : avec, on s’assure que les talons sont à plat et que les points de compression sous les cuisses sont évités. Pensez à l’acheter si vous souhaitez garder un équilibre ferme et une posture alignée.
Il est très mauvais de travailler sur écran dans une pièce obscure, alors ne négligeons pas la lampe de bureau. Ici vous avez deux grands choix d’éclairage possibles : celui de prendre une lampe classique qui éclairera la pièce ; ou la lampe à lumière naturelle qui sera plutôt dirigée vers vous. Elle est un peu particulière et vraiment intéressante en hiver, car elle permettra d’avoir une meilleure énergie et de vous sentir de meilleure humeur. Par contre il ne faut surtout pas utiliser ce type d’éclairage la nuit, car cela risque également de perturber vos cycles de sommeil. Alors, réservez-la comme un complément dans les sombres journées hivernales.
L’indispensable ordinateur
Évidemment le cœur du réacteur pour télétravailler est l’ordinateur. Pour les entrepreneurs, et les indépendants, qui ont la possibilité choisir la machine sur laquelle vous allez travailler, il y en a pour tous les budgets. Pour les salariés, c’est l’équipe IT qui fera ce choix pour vous, mais n’hésitez pas à leur formuler des demandes particulières après avoir lu nos conseils. Il y a deux grandes catégories d’ordinateur : les fixes et les portables.
Dans le cas d’un coin bureau à domicile, le fixe est largement préférable. Il est souvent plus performant pour une gamme de prix similaire, permets une meilleure personnalisation, en partie grâce à une grande palette d’accessoires. Il vous permettra surement de coller au plus près de vos besoins. Nous ne nous engagerons pas dans la guerre entre Windows et Mac, car c’est à chacun de décider avec quel type de système d’exploitation et il est le plus à l’aise. Pour ma part j’ai longtemps été sur Windows notamment sur mon Thinkpad avant de passer sur un iMac.
Pourtant, les ordinateurs portables ne sont pas en reste, il est intéressant d’utiliser un rehausseur, cela permet de placer le moniteur de manière idéale entre 40 et 70 cm de votre visage. Une grande majorité des télétravailleurs salarie se voient imposer un l’ordinateur portable, même à la maison.
Mais dans votre espace de télétravail, il sera beaucoup plus confortable d’utiliser soit un second moniteur ou brancher à votre portable à une base connectique. Celle-ci pourrait inclure un moniteur externe d’une taille et d’une résolution importante qui permettront de ne pas se fatiguer les yeux. Ces seconds écrans permettent de regarder des images avec plus de précision ou d’afficher plus de fenêtres à la fois. En moyenne les travailleurs choisissent de prendre des moniteurs Full HD d’environs 24 pouces, qui correspond parfaitement à cet usage. Certains moniteurs permettent même un passage en mode vertical, c’est qui pourra vous être utile sur certains documents long par exemple Excel.
Ainsi il n’est pas nécessaire de multiplier les écrans, mais en avoir deux vous permettra d’augmenter votre productivité et vous aidera à jongler bien plus facilement d’un onglet à l’autre. Comme dans la plupart des entreprises, un bras articulé est indispensable dans ce cas, il vous permettra d’adapter l’écran à vos mouvements tout au long de la journée et de garder le confort d’utilisation. Ainsi avoir un moniteur bien positionné vous permettra de moins faire travailler votre nuque et d’éviter toutes les douleurs qui pourraient y être liées. Pour un laptop, il est indispensable d’utiliser un support d’ordinateur portable.
Si toute cette organisation vous paraît trop importante pour vos débuts dans les chaussons du télétravailleur, il existe également des petits socles adaptables en bois qui permettront en plus de ranger stylo, clé usb et autres petits matériels.
Outils
Il existe un nombre incalculable d’outils et de gadgets (comme le stylo connecté) qui vous sont propres et vous aident dans l’accomplissement de vos tâches. Veillez à nos pas surcharger vos meubles non plus, même s’ils sont aussi la pour accueillir de la déco. Voici quelques-uns de nos indispensables, la liste n’est pas exhaustive, mais de quoi compléter votre panoplie de base du bon télétravailleur.
Avant tout accessoire, le premier impératif lorsque l’on télétravaille est d’avoir une bonne connexion internet, car il y a plusieurs utilisations qui peuvent être faites en même temps (par exemple une famille très consommatrice de Netflix ou YouTube) qui pourrait vous déranger largement dans votre travail.
Pas facile de travailler correctement quand le réseau saute en pleine réunion ou la connexion ne veut pas s’effectuer au moment d’envoyer un document important. Ce sont des occasions stress qui entraîne des remises en cause totale de ce mode de vie : il est donc indispensable d’investir dans une connexion efficace. Outre le benchmark des opérateurs, il est préférable d’avoir la fibre ce qui vous donnera souvent des performances encore meilleures que celle que vous pourriez avoir bureau. Pour ceux qui envisagent de télétravailler dans une maison, il faut aussi penser à investir dans des routeurs qui permettent d’avoir un internet régulier et homogène dans toutes les pièces.
Le casque à réduction de bruit
Le deuxième achat indispensable parmi les outils de télétravail est évidemment un casque à réduction de bruit, que vous aviez peut-être déjà si vous travailliez dans un l’espace de travail ouvert. Il vous rendra grand service en open space ou coworking, mais ça peut aussi être le cas à la maison, où il est très facile d’être dérangé ou de sentir distrait. Ainsi le port d’un casque à réduction de bruit sera vrai aide à la concentration.
Que vous écoutiez de la musique ou non, rien que le fait de placer le casque sur votre tête peut vous aider à inviter votre cerveau à se concentrer et à se couper du monde extérieur et c’est aussi un signal que vous a envoyé aux autres comme quoi vous n’êtes pas disponible. Vous pouvez utiliser cette astuce même dans la rue, le métro, mettez vos écouteurs mêmes sans musique : vous pourrez vous concentrer plus facilement (par exemple sur votre livre).
Ce casque vous permettra aussi de vous isoler lors des réunions à distance, par exemple sur Microsoft teams. Si les télé-réunions sont votre quotidien, pensez à choisir un casque avec un micro de grande qualité. Au fil des jours, ce type le casque deviendra rapidement indispensable, car ils sont très agréables à porter et permettent une meilleure qualité d’échange. Cela est particulièrement appréciable quand les rapports humains physiques se font plus rares, avec cette qualité de communication, vous effacez un petit peu la barrière du numérique et vous sentez plus proche de vos collègues.
Souris et clavier
La souris et le clavier sont des accessoires importants, car ils seront les seuls points de contact que vous aurez avec votre ordinateur, sur lequel vous travaillez toute la journée. Le matériel classique peut largement suffire pour commencer, mais si vous avez la volonté de pérenniser cette situation de télétravail, alors il est intéressant d’investir dans du matériel de qualité.
Beaucoup de personnes ne peuvent travailler sans leur souris, mais ils sous-estiment l’importance de questionner leurs habitudes. Quand un grand nombre de souris laser sont de grandes qualités et peuvent faire l’affaire, elles sont beaucoup moins intéressantes que les souris verticales, qui sont bien plus confortables, disposent de nombreux boutons et d’un large panel de personnalisation. Cela vous permettrait par exemple de gagner en productivité de réduire le nombre de vos mouvements. Il est toujours plus agréable d’avoir un tapis de souris, préférez une grande taille qui vous permettra, au pire, de l’utiliser comme sous-tasse.
Parmi les différents choix de clavier, il y a d’abord les claviers mécaniques avec des touches tactiles qui vous permettront une meilleure frappe ce sont ceux utilisés par les gamers. L’inconvénient majeur de ce type de clavier est qu’ils font beaucoup de bruit. Si cela vous dérange, vous pouvez opter pour un clavier à membrane qui sera beaucoup plus silencieux.
Webcam
Toutes les réunions peuvent se passer à distance grâce aux NTIC (nouvelles technologies de l’information et communication) qui utilisent le plus souvent une caméra. C’est pour cela qu’il est préférable d’avoir une caméra externe, même si le plus souvent la caméra intégrée peut correspondre à votre utilisation. Vous pourrez choisir la résolution et l’angle de vue pour discuter avec vos collègues comme si vous étiez à côté l’un de l’autre.
Enfin, nous ne recommandons pas l’achat d’imprimante, avec la démocratisation de la signature électronique et la multiplication des écrans, nous sommes persuadés que vous arriverez à vous passer d’une imprimante, la planète vous dira merci.
Accessoires
Bien qu’ils puissent sembler gadget au début, certains accessoires très pratiques pourront changer votre manière de travailler et protéger votre matériel. Dans cet espace qui vous sera agréable, il faudra vous entourer d’objets qui vont vous rappeler que vous êtes au travail. Calendrier, paperboard, un bloc-notes ou même un porte-crayon participeront à créer dans votre cerveau un environnement propice à l’activité professionnelle quotidienne.
Protection
La base de la protection de son matériel passe par une prise anti foudre ou même un onduleur. Depuis que je suis petit, je crains d’utiliser les appareils électroniques quand il y a un orage, et vais même jusqu’à débrancher la box. Cela n’était pas vraiment envisageable dans un contexte de télétravail.
Connectique
Pour ne manquer aucun appel ou sms, pensez à utiliser un support pour votre téléphone portable. Quand on travaille, il n’est pas idéal de le garder dans la poche, nous avons tendance à le sortir souvent pour le regarder. En le laissant sur son support juste à côté de votre ordinateur, vous pourrez le laisser charger tout en vous évitant les distractions inutiles. Ce support sera très utile pendant vos appels avec le mode haut-parleur (qui vous évitera de le porter à l’oreille) c’est pratique pour taper ses notes en même temps. Grâce à un hub de connectique associé, utilisez un grand nombre d’entrées USB et ainsi mettre en réseau tous vos appareils vers l’ordinateur, sans avoir à démêler vos fils à chaque fois, tout en gagnant de la place.
Nettoyage et pureté
Vous allez vite découvrir l’importance de se créer un petit kit de nettoyage : il est plus simple et agréable de travailler dans un environnement propre. Que ce soit pour votre meuble, votre écran, votre clavier, mais aussi votre bureau il existe aujourd’hui de petits kits qui vous permettront de bien tenir correctement cet espace dans lequel vous passez beaucoup de temps.
Vos plantes vont déjà purifier un petit peu l’air, mais ce n’est peut-être pas assez efficace. Avec tout le temps qu’on passe dans cette pièce parfois fermée, il est nécessaire purifier l’air intérieur (8 fois plus pollué que l’air extérieur) surtout si vous faites parti des 30 % de la population française qui souffre d’une forme d’allergie. Pour faire votre choix parmi les mini purificateurs, choisissez la praticité et la simplicité d’entretien.
N’oubliez pas de garder près de vous un papier et un stylo pour écrire toutes les pensées rapides que vous pourriez avoir et les bonnes idées à garder sous la main. Le papier est toujours plus instinctif que de prendre une note sur votre ordinateur. Vous pourrez laisser exprimer votre âme d’artistes avec vos petits gribouillages.
Enfin, n’oubliez pas de vous trouver un Mug ! Que ce soit pour boire du thé ou du café, il vous donnera le sourire à chaque gorgée. Plus largement, il est important que ce lieu vous ressemble donc n’hésitez pas à ajouter tous les objets qui pourrait vous rendre votre activité professionnelle plus agréable sans toutefois vous distraire de celui-ci.
Comme votre rapport au bien-être, au développement personnel, votre espace personnel et l’aménagement que vous passez du temps à perfectionner sera toujours plus agréable pour commencer qu’un espace de coworking, même avec un bureau indépendant. Chez moi, j’ai deux petites estampes ramenées du Japon que je connais maintenant par coeur, sans m’en lasser.
