Il existe encore de nombreux préjugés et malentendus sur le télétravail et ce qu’il implique, cela peut parfois nuire à sa réputation. Pourtant si les problèmes et risques psychosociaux sont assumés dès la mise en place, alors la plupart des risques peuvent être évités. Nous devons désamorcer directement tous les arguments contre le télétravail, notamment ceux qui ont déjà été démentis, mais aussi de proposer des solutions à certains risques inévitables. Ceux-ci concernent principalement les télétravailleurs, même si l’entreprise et la société sont aussi largement impactées.
Comme du côté des avantages du télétravail c’est toute la chaîne de valeur qui peut voir certains de ses travers soulignés par le passage en télétravail. Quand les uns peuvent se sentir abandonnés, ou complètement “sous l’eau”, les autres peuvent se sentir étouffer sous un manager encore plus présent ou au contraire qui a complètement disparu, certains sont juste un peu perdus et ont besoin d’un petit temps d’adaptation.
Pour les salariés
Il est important de rappeler que même si il est encadré par un cadre législatif, toutes les façons de faire du travail à distance ne se valent pas en termes de risque. Pour certains salariés cela peut être une contrainte liée à leur situation physique, familiale ou personnelle ; quand pour d’autres c’est un confort qui leur permet d’être plus heureux. Il y a aussi une grande échelle de différence entre le travail complet d’une personne qui peut être dans un autre pays, et le salarié qui reste à la maison à un jour par semaine.
De même le travail à domicile n’implique pas les mêmes problématiques que le travail dans des lieux publics ou des espaces de coworking. Chacune des situations est propre et peut induire des risques psychosociaux différents. Pour ne pas atteindre à la santé et à la sécurité des salariés, il convient de se poser la question de la probabilité du développement de ceux présentés ici.
Manque d’humanité
Évidemment les télétravailleurs ne sont pas de tous les rendez-vous en personne et ne partagent pas forcement avec les équipes des conversations plus informelles ou after-work. Cela n’est pourtant pas du tout un malaise dans la communication, car la plupart ont largement le désir de rester connectés à l’équipe et réussir dans leur travail. C’est pour cela que les appels vidéo aident à tenir des réunions, mais aussi à se parler, il y a d’abord des êtres humains derrière l’écran. Parfois ces échanges sont seulement virtuels et parfois couplés à des échanges en présentiel.
Enfin il faut avoir conscience qu’on est en en télétravail chez soi on a tendance à pouvoir être en mesure de faire des efforts complémentaires dans la communication que ce soit dans les partages autour des obstacles où les félicitations de son équipe. Le fait d’être seul physiquement dans ses tâches peut entraîner une plus grande ouverture lors des calls. Mais le risque de se sentir déconnecté et seul existe, il faut faire attention.
Risque d’isolement
Comme il a été difficile pour certains de sortir du confinement dû à la crise sanitaire du coronavirus, il est difficile pour d’autre de sortir de leur espace aménagé et d’un mode de travail ou elles ne voient personne. Il existe plusieurs formes d’isolement, mais il est certain que c’est un cercle vicieux dans lequel peuvent être poussés certains employés. L’isolement des télétravailleurs peut devenir un vrai problème, pas seulement de bonheur au travail, mais d’équilibre du salarié et donc pour toute l’entreprise. Pour remédier à cela, il est indispensable de garder des contacts réguliers et informels avec ses collègues, parfois, ce sont les outils d’information – communication qui font défaut, et une mauvaise maîtrise de ceux-ci peut entrainer un vrai éloignement avec les autres collaborateurs.
Mauvaise gestion de l’autonomie
La nouvelle autonomie dont va bénéficier le salarié va être salvatrice pour un grand nombre d’entre eux, mais peut s’avérer problématique pour les autres. Particulièrement pour les collaborateurs qui sont en télétravail à temps complet, qui maîtrisent mal les outils, ou dont c’est la première fois. C’est parfois au management de prendre les mesures qui vont permettre de débloquer ce sujet. Mais surtout de laisser sa chance aux travailleurs et s’inspirer de la maxime des créateurs de LinkedIn : “Il vaut mieux demander pardon que la permission !”. Enfin, les principes l’ergonomie est parfois plus facile à mettre en place au bureau, alors être à la maison peut représenter un risque d’impact sur la santé du télétravailleur.
Frontière professionnel – personnel
Le risque plus répandu pour les employeurs et employés est l’effacement de la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle. L’un des risques est que les salariés s’épuisent à leur poste en restant toujours disponible travail en 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. C’est pour ça qu’il est important de mettre des règles et surtout des horaires à respecter, chaque jour, que l’employé pourra aménager à sa guise. Il peut même être intéressant de définir des plages en journée où il devra absolument être disponible, notamment pour des réunions. C’est ce dernier point qui est majeur, il faut que chacun exprime clairement ses attentes en matière de canaux et fréquence de communication pour ne pas créer d’asymétrie.
Il ne faut pas oublier que s’éloigner de la sphère professionnelle implique souvent de partager son espace avec des personnes qui ont une autre activité, ne travaillent pas, ou même des enfants desquels il faut s’occuper. Même en se mettant dans les meilleures conditions de télétravail, il peut être difficile de ne pas faire intervenir des sujets professionnels dans la vie intime. Pensez à tous les enfants qu’on voit passer derrière la caméra !
Le droit à la déconnexion est le respect des frontières entre le privé et le professionnel, il a été mis en place le 1er janvier 2017 par la loi El Khomri. Il permet aux employés de trouver un meilleur équilibre et de se libérer de la pression que peuvent instaurer les outils numériques sur la vie privée (lien législation). Pour terminer, toutes les règles concernant la gestion de la donnée par les employeurs restent inchangées dans cette situation.
Risque d’hyper connexion
Les premiers risques d’hyperconnexion au travail sont apparus avec la multiplication des ordinateurs portables, téléphones d’entreprise que l’on ramène parfois à la maison “au cas ou”. Pendant les périodes de travail à domicile, la présence de ces objets dans l’appartement ou la maison, le fait que l’on travaille dessus toute la journée peut entraîner une difficulté à en décrocher à la fin de la journée. En même temps la multiplication des canaux d’échange, comme les applications de chat ou de visioconférence, il peut être aisé de se sentir submerger.
Lors de mes premières années de télétravail, j’ai remarqué que certaines personnes de mon équipe remplaçaient le présentiel par des mails. Elles s’assuraient de m’envoyer de messages tôt le matin et tard le soir pour souligner qu’elles étaient au travail. Outre le fait que ça n’est aucun impact sur ma façon dévaluer leur travail (sur ce qu’ils faisaient vraiment) cela implique aussi qu’ils se mettaient une pression que le télétravail tendait à réduire. Pour conclure, certains auront besoin de ne pas se faire oublier, de faire sentir leur présence et donc d’abuser de ces canaux. Des entreprises comme Mailoop adressent ces problématiques;
Pour les entreprises
Les travailleurs à distances ne travaillent pas réellement
Qui n’a jamais entendu parler du télétravailleur comme de cette personne assise dans son canapé, en pyjama toute la journée ? En travaillant de temps en temps, mais toujours de façon beaucoup plus lente que ceux qui vont au bureau chaque jour ? Pourtant cette vision pleine de préjugés a été maintes et maintes fois remise en cause pour prouver ce qui se passe réellement. Effectivement au fil des années et des études, les données sont formelles : il y peu de cas comme celui susmentionné. Nous sommes plutôt les spectateurs surpris de style de vie différent qui correspond à la personnalité du salarié.
Entre ceux qui se lèvent très tôt le matin pour aller faire du sport et se concentrer le reste de la journée, et ceux qui s’habillent comme s’ils allaient au bureau : il n’y a pas de vraies règles. Ce que l’on sait, c’est que télétravail n’est pas des vacances ou de la fainéantise. Espérons que la crise du coronavirus aura au moins permis de démontrer cela à nombre de chefs d’entreprises qui ont pu s’adapter et continuer à travailler pendant cette période.
Si l’employé ne travaille pas avec cette liberté supplémentaire, il ne faut pas croire qu’il travaillait correctement au bureau. Le mécanisme de la contrainte ne peut pas inciter à aimer son travail ou à s’investir, celui de la récompense en revanche correspond beaucoup plus aux valeurs qui se développent actuellement dans le monde du travail.
Le rôle social des managers de proximité et le suivi de l’activité
Les managers voient leur rôle totalement modifié lors du passage en entreprise distribuée. Dans ce travail qui consiste principalement dans la gestion de l’humain, il aura la double difficulté de devoir s’adapter lui aussi à cette nouvelle façon de travailler, mais aussi de supporter et d’aider les salariés qu’il encadre. Les risques psychosociaux et peurs liés au télétravail doivent ainsi être balayés largement avant le changement de méthode. Le manager de proximité peut rapidement devenir le catalyseur des problématiques liées au télétravail, c’est pour cela qu’il est important de lui accorder un accompagnement particulier.
Dans le même temps, il devra revoir ses ambitions et la façon de mener ses objectifs. En effet la productivité et le suivi de l’activité ne sont pas la même pour des employés qu’on ne voit pas tous les jours. Pour certains, le fait de piloter leurs équipes seulement à la performance et au “travail fait” peut s’avérer difficilement quantifiable ou même obsolète.
Le maintien du collectif
Une entreprise, c’est avant tout une aventure humaine et collective. L’enjeu est d’avancer ensemble, et le travail à distance doit aussi aider à construire une nouvelle unité, partager des valeurs. Le maintien du collectif en entreprise passe d’abord par l’information, la prévention et l’échange. Comme dans le monde physique, la création de rendez-vous réguliers par le management est indispensable, tout comme les échanges informels. Il faut garder à vue les objectifs communs et ce qui définit le groupe pour rester soudé dans cette nouvelle organisation du travail. Parfois, le fait que tous les employés ne soient pas sous le même régime peut déstabiliser certains et mettre en danger la cohésion de groupe : le passage au télétravail est une décision collective qui résulte d’un échange avec tout le personnel.
Sécurité
La grande peur du service IT est évidemment l’aspect sécurité des données. La plupart du temps, les ordinateurs habituels sont paramétrés pour pouvoir sortir de l’établissement alors il n’y a pas vraiment de sujet. Par contre ce sont toutes les mauvaises habitudes que l’on peut prendre à l’extérieur qui sont problématiques, par exemple de ne pas verrouiller systématiquement son ordinateur à la maison.
Alors la prévention des risques passe par des mesures techniques, mais le plus souvent les services informatiques savent que la clé se trouve dans la formation : la plupart des problèmes de sécurité ou dévoilement des données d’entreprises sont issus de l’humain. N’avez vous jamais jeté un œil sur l’écran de votre voisin dans le TGV, alors que le document mentionnait en gros “confidentiel” ? Ne vous inquiétez la curiosité c’est humain !
Le télétravail est encadré par le Code du Travail, et toutes les dispositions et obligations de l’employeur doivent être respectées pendant les moments de télétravail.
Les premières mesures pour réduire les risques ?
Il apparaît que la prévention des risques peut se traduire en quatre points clés qui seront le cœur de la discussion pendant la mise en place de la charte de télétravail.
Organisation
Le sujet le plus important est celui de l’installation : il faut se sentir à l’aise dans l’endroit où l’on travaille. Il faut pouvoir être le moins dérangé possible, un cadre propice à la concentration. On ne badine pas avec la santé, alors ce lieux doit aussi être aménagé selon votre morphologie et vos habitudes, pour éviter les troubles musculosquelettiques ou la fatigue trop importante. Pour aménager son poste de travail, il existe de nombreux trucs et astuces, et nous avons fait un guide complet sur le sujet. En général, la règle de base pour tous les collaborateurs et manager est de se définir des horaires de travail fixe, des moments de pause, qui vont permettre de donner un cadre précis au travail. Ne pas se laisser déborder permettra d’éviter à tous les salariés et managers de se sentir envahis par le travail, mais aussi de leur permettre de garder la flamme plus longtemps !
L’entreprise a son rôle à jouer en mettant à disposition des guides et un accompagnement dans la création de cet espace de travail. Plus que cela, l’employeur doit prendre à sa charge les dépenses liées à l’installation en télétravail, à moins que les accords ou la négociation viennent contredire cela.
Communication
Pour garder une certaine fluidité entre les salariés, mais aussi entre les différents échelons hiérarchiques, il faut garder le contact entre équipes en organisant des points téléphoniques ou en visioconférence.
Le management a toute la responsabilité de mettre en place des moments d’échange régulier et d’établir des nouvelles habitudes communes en ligne. Ainsi les réunions d’équipe ou de branche seront salvatrices et permettront à tous les salariés de se sentir moins seuls dans la réalisation de leur tâche. C’est au manager d’assurer ce contact permanent avec tous les employés avec lesquels il travaille, mais aussi de maintenir et alimenter le lien avec les non-télétravailleurs. Pour cela, il devra avoir l’assurance que chacun maîtrise de manière efficace les dispositifs de communication qu’il mettra à disposition (cela peut passer par une petite formation en interne). À distance, fédérer des équipes demande un effort et un volontariat beaucoup plus important, mais c’est le meilleur moyen de garder l’unité de l’entreprise.
L’initiative doit aussi être laissée au salarié de créer des groupes de discussions entre collaborateurs, ou d’utiliser tous les moyens de communication pour garder le lien. Outre les outils collaboratifs, comme les agendas partagés, les stockages sur serveurs et le mail qui permettent de mener plus facilement à bien la mission, n’oubliez pas que la voix humaine fait aussi plaisir à entendre !
Adaptation
Dans cette nouvelle façon d’organiser l’emploi, l’adaptation des salariés sera un facteur important de réussite. Pour tous il faudra revoir les façons de collaborer, aujourd’hui c’est l’eldorado pour les startups qui proposent chaque jour des nouvelles solutions pour permettre aux équipes de travailler ensemble. Ces nouvelles applications permettent aussi de mieux vivre son travail ensemble. Par exemple un certain nombre de ces outils offrent la possibilité de mettre un statut (occupé, ne pas déranger, disponible, il est indispensable d’apprendre à maîtriser toutes ces subtilités, car c’est cela qui apportera une nouvelle fluidité avec les collègues. Le salarié pourra ainsi adapter son rythme de travail en fonction de ses contraintes personnelles, mais il devra bien prendre garde à ne pas déstabiliser toute l’équipe par des changements trop abrupts, il est certain que des ajustements entre salariés seront à faire.
Le manager doit pouvoir laisser ce champ de liberté au télétravailleur, le collaborateur sera force de proposition dans cette transformation, il est du devoir du manager de poser les limites, et lui aussi, de changer. Les objectifs et le suivi du salarié devront s’adapter aux conditions de travail. Cela peut prendre la forme de points réguliers ou alors création d’une grille d’évaluation claire avec objectifs.
Enfin l’entreprise globalement va devoir apprendre à vivre avec des collaborateurs qui peuvent avoir des problèmes loin du bureau. Ce sera un changement extrêmement important pour les équipes informatiques, qui seront appelées à prodiguer une assistance à distance, ou encore s’assurer des mises à jour et de la maintenance des systèmes d’informations, cela peut être un vrai défi.
Accompagnement
Même si l’accompagnement par l’entreprise peut sembler couler de source, ce n’est pas le cas pour les managers de proximité qui n’ont pas été préparés pendant les dernières années à un tel bouleversement. Ils seront très sensibles à l’aide qui peut leur être apportée, que ce soit sur le plan technique, organisationnel ou humain, pour faire face à cette situation. Ils seront coincés entre les volontés de tous alors en première ligne pour absorber effets de bord lié au changement. Dans le même temps, sans aide ils peuvent être une source de blocage et de désorganisation stratégique.
De manière générale, le passage d’une entreprise en télétravail est le bon moment pour rappeler à tous ses droits et devoirs en matière de risques personnels et psychosociaux. En effet le respect des horaires de travail et le droit à la déconnexion doivent être scrupuleusement respectés. En sensibilisant toute l’entreprise aux principes de base de la QVT on peut mettre en place ou faire continuer une culture sereine d’entreprise pour ceux qui sont en télétravail, mais aussi pour les autres !
Enfin si vous avez été contraint de passer en télétravail lors du confinement en France liée à à la crise sanitaire du Covid-19, vous avez déjà eux les pires conditions pour expérimenter. Alors, maintenant que cette période de stress et de trouble est derrière nous, il est temps de se poser la question d’un essai plus sain et prolongé.
