Mailoop est une startup lancée en 2016 par Arthur Vinson, un polytechnicien ayant débuté sa carrière chez Lafarge Holcim. C’est sûrement son expérience dans un grand groupe qui l’a poussé à s’attaquer à la marotte des irritants en entreprise : les emails. Outil tellement pratique et efficace qu’il est aujourd’hui au cœur de toutes les organisations, mais parfois sur ou mal utilisé.
Des nouvelles solutions comme Slack ou Teams créent de nouvelles habitudes, mais sans entamer la suprématie des emails. Malgré la difficulté à établir des statistiques précises, on en recevrait un toutes les dix minutes, ce qui nous donne une dizaine de raisons par heure d’être déconcentré, et c’est aussi vrai en télétravail.
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Mailoop au service de la productivité des collaborateurs
Pour s’attaquer à ce problème, la startup Mailoop a choisit la pédagogie, en s’appuyant sur l’ensemble des collaborateurs, en vu d’instaurer une culture du « feedback ». L’entreprise a développé un outil qui s’intègre directement dans les clients mails (Outlook, Lotus, Gmail) et qui permet à tous les collaborateurs de faire un retour anonyme sur les mails qu’il reçoit.
Dans un premier temps, en concertation avec les salariés de l’entreprise, la startup aide à définir une liste de « »feedback » » positifs (merci, bravo, très clair…) et négatifs (fautes d’orthographe, sexiste, trop tard, en dehors des horaires) qui correspond aux irritants les plus importants. Ensuite il sera possible d’associer à des mails reçus.
A chaque fois que le collaborateur reçoit un mail interne, il peut donc choisir un de ces “feedback” dans la petite interface Mailoop, directement intégrée dans le client mail. Ce retour ne sera pas directement envoyé à l’expéditeur, mais ajouté à un tableau de bord global et personnel, auquel le salarié est le seul à avoir accès.
Ainsi un collaborateur peut aller voir en temps réel quels sont les feedbacks qui lui sont fait le plus souvent, sans forcément créer de friction dans une équipe ou entre un manager et son subordonné. En effet l’anonymat permet de donner une crédibilité (par le nombre) autant qu’il déshumanise un peu les rapports dans la boîte.
Une approche pédagogique
Même si le fait d’avoir des retours anonymes sur ces emails peut en effrayer plus d’un on trouve trois avantages à cette solution :
– il y a des retours qui sont très proches de la réalité du ressenti de chacun, sans créer d’affrontement
– cela permet à tous les collaborateurs de remettre en question ses pratiques de manière douce
– il y a un dialogue qui peut se créer de manière plus globale au niveau de l’organisation
On imagine bien que la mauvaise utilisation des emails est surtout le fruit d’habitudes prises par le groupe plus que par une seule personne. C’est pour cela que l’entreprise propose également des sessions de coaching et d’analyse des résultats pour avancer dans une bonne intelligence avec tous les salariés qui veulent jouer le jeu.
Evidemment, tout le monde ne veut pas être mis face à ses mauvaises habitudes, autant que certains collaborateurs pourraient se sentir dévalorisé face à trop de remarques négatives. Pourtant, il ne faut pas oublier qu’il y a quand même peu d’entreprises où tout va mal entre collègues, mais que tous peuvent apprendre ensemble.
Pour ceux qui ne veulent pas participer, c’est leur droit , ils ne sont pas obligés de prendre part à la démarche.Dans le même temps, la participation du plus grand nombre fait en partie la valeur de l’outil et sa précision.
Mailoop en video
Le droit à la déconnexion, l’indispensable
L’entreprise s’est aussi attaquée au droit à la déconnexion. Avec la multiplication du télétravail, des téléphones et ordinateurs pro (que l’on a tendance à ramener chez soi), il est parfois difficile de faire la part des choses. Certains sont dans l’incapacité de ne pas répondre à ce sms envoyé par votre supérieur à 22 heures.
Mailoop propose un complément de son outil qui permet de gérer les notifications reçues par l’employé. Certains d’entre nous diront que la création de règles Outlook et une bonne gestion des notifications du téléphone suffisent, et c’est vrai. Pourtant ce n’est pas forcément à la portée de tous.
Avec son interface ultra simple la startup permet à chacun de choisir les tranches horaires pendant lesquelles sont téléphone ou ordinateur va sonner en cas de communication.
De part l’utilisation massive de l’outil mail dans une grande majorité des entreprises, toutes sont concernées par une amélioration de leurs pratiques. On pense en premier lieu aux grands groupes et leurs managers qui reçoivent des centaines de mails par jour ou même les moyennes entreprises avec leurs centaines de collaborateurs.
Dans cette large palette de structures, toutes connaissent des frictions liées aux mails, quand les grands ont du mal à déployer des solutions globales, les plus modérés n’ont pas toujours des collaborateurs RH assez équipés pour s’attaquer à ce problème. Les petites structures où l’agilité et la dimension humaine sont plus présentes sont moins concernées par ce dispositif
Vers toujours plus de mails en télétravail ?
Dans le cadre du télétravail, l’échange de mail est un vecteur de communication qui prend beaucoup plus d’importance. Entre la réduction des discussions informelles et l’utilisation des outils de messagerie instantanée comme Klaxoon ou Facebook Workplace, les échanges se transforment mais gardent le courriel comme pilier de communication. Alors le passage au télétravail peut parfois engendrer une sur-utilisation des emails.
Le mail doit faire passer nombreuses informations, rester efficace. Sa mauvaise utilisation peut devenir un vecteur d’asymétries de compréhension en l’expéditeur et le destinataire. Dans ce cas il n’est pas possible de les tempérer ou les préciser autour de la machine à café. Il est peut être temps de proposer à chacun de revoir ses pratiques.
Dans le même temps, l’un des gros sujets posé par le télétravail est le droit à la déconnexion, la frontière est parfois assez mince pour les personnes qui travaillent à la maison et ont du mal à décrocher en dehors des horaires.
De l’autre côté, les collaborateurs sont aussi moins au courant des habitudes de leurs collègues et peuvent ainsi déborder sur les horaires du télétravailleur. Dans tous les cas, la gestion des notifications est un enjeu crucial, pour gérer les risques psycho-sociaux car elle permet à qui le veut de reprendre du pouvoir sur sa déconnexion.
Comme toujours rien de doit être imposé, certains ne dormirons jamais tranquille s’ils ne lisent pas tous leurs mails, quand d’autres se sentent juste coupables s’ils voient les messages sans y répondre. A chacun de trouver sa meilleure déconnexion !
La demande est là !
L’entreprise compte des client prestigieux comme Dalkia, Schneider Electric ou le cabinet de conseil Mazars. Mailoop travaille aussi avec des collectivités comme la région Normandie, ou encore le quartier d’affaires de Paris la Défense. On imagine que la mise en confinement liée à la crise du Covid-19, a fait ressortir un certain nombre de problématiques de communication dans les entreprises, une aubaine pour la startup.
